Από την έναρξη της νέας σχολικής χρονιάς ήταν σχεδόν καθημερινή η ενασχόλησή μας με τα οργανωτικά θέματα του προγράμματος. Η επαφή μας με το ΙΚΥ αποδείχθηκε σωτήρια για θέματα τελευταίας στιγμής. Εκτός από τις κρατήσεις που αφορούν στη μεταφορά και τη διαμονή μας στη Βαρκελώνη, υπάρχουν τα πρακτικά, οι βεβαιώσεις και τα πιστοποιητικά Europass που πρέπει να προετοιμαστούν, να υπογραφούν και να αποσταλούν έγκαιρα.
Η τελική όμως και πλήρης προετοιμασία των συμμετεχόντων πραγματοποιήθηκε τη Δευτέρα 5 Νοεμβρίου 2018, δύο εβδομάδες πριν την έναρξη της κινητικότητας. Επιλύθηκαν απορίες πάσης φύσεως τόσο για το περιεχόμενο του επιμορφωτικού σεμιναρίου όσο και για την τοποθεσία του Φορέα Υποδοχής, το ωρολόγιο πρόγραμμα, τις παροχές, τον προϋπολογισμό του σχεδίου, τις υποχρεώσεις μας.
