Εισαγωγή δεδομένων σε κελιά

Με τον όρο τύπος δεδομένων αναφερόμαστε στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που έχουν τα δεδομένα που αποθηκεύονται σε ένα κελί (cell) ενός υπολογιστικού φύλλου (worksheet). Μερικοί από τους πιο συνηθισμένους τύπους δεδομένων είναι το κείμενο, ο αριθμός και η ημερομηνία.

Ο τύπος δεδομένων ΚΕΙΜΕΝΟ

Τα κελιά που περιέχουν κείμενο χρησιμοποιούνται συνήθως σαν επικεφαλίδες στηλών ή σαν πεδία περιγραφής μιας οντότητας. Ένα κελί με τύπο δεδομένων κείμενο μπορεί να περιέχει εκτός από γράμματα και αριθμητικά ψηφία (0,1,2 ...) ή ειδικούς χαρακτήρες (!, $, &, ...). Εξ’ ορισμού, τα κελιά που περιέχουν κείμενο εμφανίζονται στοιχισμένα στα αριστερά αλλά μπορείς να αλλάξεις τη στοίχιση στη συνέχεια.

Ο τύπος δεδομένων ΑΡΙΘΜΟΣ

Όταν ένα κελί περιέχει αριθμούς αυτό σημαίνει ότι με το κελί αυτό μπορούν να γίνουν διάφοροι αριθμητικοί υπολογισμοί. Εξ’ ορισμού, τα περιεχόμενα των κελιών που περιέχουν αριθμούς εμφανίζονται στοιχισμένα δεξιά αλλά μπορείς να αλλάξεις τη στοίχιση στη συνέχεια.

Παρατήρησε στο σχήμα 1 ότι η στήλη Α και D περιέχει κελιά με αριθμούς (στοίχιση δεξιά) ενώ οι στήλες Β, C και Ε περιέχουν κείμενο (στοίχιση αριστερά)

Σχήμα 1: Κελιά που περιέχουν κείμενο ή αριθμούς

Μετατροπή αριθμού σε κείμενο

Το ότι η εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων αναγνωρίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων που καταχωρείς σε ένα κελί μπορεί να έχει και μερικές απρόοπτες συνέπειες.

Για παράδειγμα, έστω ότι θέλεις να καταχωρήσεις έναν δυαδικό αριθμό μέσα στο κελί Α1. Πληκτρολόγησες  τον δυαδικό αριθμό 1001 και πάτησες το πλήκτρο Enter.

Σχήμα 2: Κελιά που περιέχουν κείμενο ή αριθμούς

Παρατήρησε ότι η εφαρμογή αναγνώρισε ότι αυτό που θέλεις να εισαγάγεις είναι αριθμός και το στοίχισε στα δεξιά. Βέβαια, η εφαρμογή δεν κατάλαβε ότι εσύ θέλεις να καταχωρίσεις τον δυαδικό αριθμό 1001 (δηλαδή το 9 στο δεκαδικό σύστημα αρίθμησης) αλλά νομίζει ότι θέλεις να καταχωρίσεις τον αριθμό 1.001 (χίλια ένα στο δεκαδικό σύστημα αρίθμησης).

Έστω τώρα ότι θέλεις να καταχωρίσεις τον δυαδικό αριθμό 0110 στο κελί Β2. Μόλις πληκτρολογήσεις τον δυαδικό αριθμό 0110 και πατήσεις το πλήκτρο Enter, η εφαρμογή θεωρεί ότι θέλεις να εισαγάγεις έναν δεκαδικό αριθμό και γι' αυτό το αρχικό 0 το εξαλείφει αυτόματα μιας και όπως γνωρίζεις δεν έχουν νόημα τα μηδενικά όταν βρίσκονται στην αρχή ενός αριθμού.

Σχήμα 3: Το μηδέν στην αρχή ενός αριθμού δεν έχει νόημα και εξαλείφεται

Όσο και να προσπαθείς, η εφαρμογή θα εξαλείφει τα αρχικά μηδενικά όταν πληκτρολογείς έναν αριθμό.

Για να αντιμετωπίσεις αυτή την προβληματική κατάσταση, πρέπει να "υποχρεώσεις" την εφαρμογή ώστε να αντιμετωπίσει τα δεδομένα στο κελί Β2 σαν κείμενο και όχι σαν αριθμό. Αυτό μπορεί να συμβεί αν το περιεχόμενο του κελιού ξεκινάει με τον χαρακτήρα ' (μονό εισαγωγικό).

Σχήμα 4: Μετατροπή αριθμού σε κείμενο

Τώρα, η εφαρμογή θεωρεί ότι στο κελί Β2 υπάρχει κείμενο και όχι αριθμός. Έτσι εμφανίζει όλους τους χαρακτήρες του κειμένου και φυσικά στοιχίζει το περιεχόμενο στα αριστερά.

Σχήμα 5: Επισήμανση κελιού στο οποίο έχει αλλάξει ο τύπος δεδομένων των περιεχομένων από αριθμός σε κείμενο

Ο τύπος δεδομένων ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ

Εκτός από απλούς αριθμούς (π.χ 10, 20, 30) μπορείς να καταχωρίσεις και ημερομηνίες σε ένα κελί. Το πλεονέκτημα που θα έχεις αν καταχωρίσεις την  ημερομηνία όχι σαν ΚΕΙΜΕΝΟ αλλά σαν ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ είναι ότι μπορείς στη συνέχεια να αλλάξεις τη μορφή της ή να κάνεις πράξεις με την ημερομηνία (π.χ να προσθέσεις μερικές ημέρες).

Για παράδειγμα, έστω ότι στο κελί Β1 έχεις εισάγει σωστά την ημερομηνία 17/11/2013. Μπορείς στη συνέχεια, με αυτόματο τρόπο να εμφανίσεις στο επόμενο κελί την ημερομηνία που αντιστοιχεί 3 ημέρες μετά εισάγοντας τον τύπο υπολογισμού =B1+3. 

Επιπλέον μπορείς να ρυθμίσεις την ημερομηνία ώστε να εμφανίζεται πλέον με διαφορετική μορφή αλλάζοντας κατάλληλα τις ιδιότητες μορφής του αντίστοιχου κελιού.

Σχήμα 8: Μορφή ημερομηνίας

Τι θα συμβεί αν μπροστά από την ημερομηνία πληκτρολογήσεις τον χαρακτήρα ' (μονό εισαγωγικό);

Σχήμα 9: Χρήση του τελεστή ( ' ) στην αρχή του περιεχομένου ενός κελιού