Avertissement! La feuille de présence peut être électronique, auquel cas la personne responsable doit être dûment identifiée. Ce document doit également être conservé afin que son intégrité ne soit pas compromise. La fiabilité du processus de prise de participation doit également être assurée. Une fois signée par le Président de l`Assemblée générale, la feuille de présence doit être déposée dans le registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. L`article 1070 du Code civil du Québec stipule que le syndicat a l`obligation de garder à la disposition des copropriétaires une copie du procès-verbal et de tout autre document relatif à l`immeuble et au syndicat. CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR! La feuille de présence doit comporter le nombre de voix auxquelles chaque titulaire a droit, en tenant compte, le cas échéant, des règles spécifiques relatives à la réduction du nombre de voix ou à la suspension des droits de vote. La liste de présence doit être établie pour chaque Assemblée générale. CE qu`il faut garder à l`esprit: la signature de la feuille de présence permet au Président de l`Assemblée générale de procéder au décompte du nombre de voix des copropriétaires présents et des copropriétaires représentés, et de calculer le quorum. Il peut ainsi vérifier la légalité des votes et des décisions prises. La convocation d`une réunion de copropriétaires à l`ordre exige la préparation préalable d`une feuille de présence. Il permet de calculer le quorum, d`établir des preuves matérielles confirmant la présence de copropriétaires ou de leur mandataire (procuration), et de contrôler la légalité du vote.

En outre, il faut s`assurer que, de l`ouverture à la fin de l`Assemblée générale, tous les copropriétaires (ou leur mandataire) présents ont signé la feuille de présence. Cela évite les incohérences potentielles dans le calcul des votes, encore plus lorsque les copropriétaires sont considérés comme absents sur la feuille de présence. La feuille de présence est préparée par le Conseil d`administration, à partir de la liste officielle des copropriétaires dans le registre de la copropriété. Le Président de la réunion doit certifier la feuille de présence. Un espace libre (sur la dernière page) du document lui permettra de le signer à la toute fin de l`Assemblée générale. Ce document sera annexé au procès-verbal. La signature de la feuille de présence par un copropriétaire ou son obligation confirme sa présence (à moins qu`elle ne soit contredite) jusqu`à la fin de la réunion. Cependant, il est recommandé de fournir une boîte pour inscrire le temps d`arrivée tardive ou les départs anticipés des copropriétaires ou de leur représentant.

À l`arrivée, les propriétaires doivent se connecter à l`espace approprié de la feuille de présence (signature de la feuille de présence). Ceux qui détiennent des procurations pour représenter un ou plusieurs copropriétaires doivent les présenter avant de signer la feuille. Ces procurations y seront jointes. Feuille de présence (dossier de présence) Président de la réunion Registre de la copropriété Inscrivez-vous les formalités et les délais de convocation des assemblées générales varient en fonction du type de structure des actionnaires: sociétés anonymes (société anonyme-SA) et Les sociétés européennes (société européenne-SE, basées sur le même modèle qu`une SA) doivent tenir une Assemblée générale au moins une fois par an, dans les 6 mois suivant la fin de l`exercice, dans la commune, à la date et à l`heure indiquées dans les statuts. Les avis de convocation doivent au minimum montrer ce qui suit: il convient de noter que dans ce cas, la société n`a pas à publier l`avis de convocation:.