Κατ΄ αρχάς αντιγραφή εγγραφής ή εγγραφών στον ίδιο πίνακα , επιτρέπεται μόνο αν ο πίνακας δεν έχει πρωτεύον κλειδί ( primary key ) ή έχει πρωτεύον κλείδί , αλλά είναι τύπου Αυτόματη αρίθμηση , όπως π.χ. ο πίνακας των βιβλίων του παραδείγματός μας .
Για να αντιγράψουμε μια εγγραφή π.χ. την εγγραφή 3 του παραδείγματός μας , πρώτα – πρώτα την επιλέγουμε ( βλ. στην εικόνα ) και έπειτα επιλέγουμε Επεξεργασία / Αντιγραφή . Μετά επιλέγουμε Επεξεργασία / επικόλληση με προσάρτηση και η εγγραφή θα αντιγραφεί στο τέλος του πίνακα . Προσέξτε τις εγγραφές 3 και 21 . Είναι ίδιες .
Πολλές φορές όμως μπορεί να μην επιτρέπεται να γίνει η αντιγραφή αυτή , επειδή παραβιάζει την μοναδικότητα των εγγραφών . Τότε η Access εμφανίζει το διπλανό μήνυμα . Μια λύση είναι να σβήσουμε τα περιεχόμενα των πεδίων που έχουν ορισθεί ώστε να μην επιτρέπουν διπλοεγγραφές . Στην περίπτωσή μας είναι τα πεδία «Συγγραφέας» και «Τίτλος βιβλίου» .
Αν πάντως επιμένετε σε τέτοιες διπλοεγγραφές τότε πρέπει να αλλάξετε το χαρακτηριστικό της μοναδικότητας από τους ορισμούς των πεδίων .
Σημείωση : Μπορούμε να
επιλέξουμε περισσότερες από μια συνεχιζόμενες εγγραφές , με τη βοήθεια του
πλήκτρου Shift ή απλά σύροντας το ποντίκι . Πάντως δεν μπορούμε να επιλέξουμε περισσότερες μη συνεχιζόμενες
εγγραφές .
Η διαδικασία αντιγραφή – αποκοπή και επικόλληση μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για αντιγραφή από πίνακα σε άλλο πίνακα . Μια καλή εφαρμογή είναι η μεταφορά ή η αντιγραφή δεδομένων από έναν πίνακα στο εφεδρικό του αντίγραφο .