Επισκόπηση βάσης

(Α) Μορφή πίνακα ( datasheet )

Κάνουμε double click στο όνομα του πίνακα ( στην περίπτωσή μας «βασικός πίνακας» ) ή κάνουμε click στο εικονίδιο Open και εμφανίζεται ο πίνακας με τα δεδομένα της βάσης (datasheet view ) :

Αν κλείσουμε τον πίνακα θα επιστρέφουμε στην αρχική κατάσταση , οπότε μπορούμε να ανοίξουμε κάποιο άλλο από τα αντικείμενα ( objects ) . Π.χ. αν θέλουμε να ανοίξουμε τη βάση σε μορφή φόρμας ( form view ) επιλέγουμε Forms και μετά «ΒΙΒΙΛΙΟΘΗΚΗ» :

Πριν αναφερθούμε στη μορφή φόρμας , θα αναφέρουμε λίγα πράγματα ακόμα για τους πίνακες .

- Μετακίνηση στηλών

Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των στηλών ενός πίνακα . Η μετακίνηση μιας στήλης σε άλλη θέση γίνεται , αφού πρώτα την επιλέξουμε .

Κατόπιν σέρνουμε τους επιλογείς πεδίων των στηλών στη νέα θέση .

Π.χ. στον πίνακα που ακολουθεί :

θα μετακινήσουμε το πεδίο «Τίτλος βιβλίου» μια θέση προς τα δεξιά .

Αφού επιλέξουμε τη στήλη σέρνουμε τον επιλογέα πεδίου προς τα δεξιά μέχρι το δεξί όριο του πεδίου «Συγγραφέας» :

και μετά αφήνουμε το αριστερό πλήκτρο του mouse . Το αποτέλεσμα φαίνεται στην παρακάτω εικόνα :

- απόκρυψη και επανεμφάνιση στηλών

Η Access εξ ορισμού εμφανίζει όλες τις στήλες ενός πίνακα . Πολλά από τα πεδία αυτά μπορεί να μην μας ενδιαφέρουν . Η απόκρυψη μιας ή περισσοτέρων στηλών γίνεται , αν σύρουμε το δεξιό της όριο προς τα αριστερά με τη βοήθεια του mouse μέχρι να εξαφανιστεί η στήλη . Καλύτερο όμως είναι να επιλέξουμε τις στήλες που θέλουμε να κρύψουμε και να διαλέξουμε Μορφή / απόκρυψη στηλών . Για την επανεμφάνιση μιας ή περισσοτέρων στηλών επιλέγουμε Μορφή / επανεμφάνιση στηλών .

Όταν επιλέξουμε Μορφή / επανεμφάνιση στηλών για να επαναφέρουμε μια ή περισσότερες στήλες , τότε εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου :

Παρατηρούμε ότι επειδή τα πεδία «Συγγραφέας» και «Φωτογραφία συγγραφέα» είναι κρυμμένα δεν εμφανίζονται «τσεκαρισμένα» . Τσεκάρουμε όποιο ή όποια πεδία θέλουμε να επαναφέρουμε και πιέζουμε Κλείσιμο .

Τσεκάροντάς τα επανέρχονται στον πίνακα .

- Σταθεροποίηση στηλών

Πολλές φορές θέλουμε να κρατήσουμε κάποια στήλη στην οθόνη , ενώ κυλάμε τις άλλες στήλες δεξιά ή αριστερά . Μπορούμε να σταθεροποιήσουμε ( freeze ) μια ή περισσότερες στήλες , αν τις επιλέξουμε πρώτα και μετά διαλέξουμε Μορφή / σταθεροποίηση στηλών. Αν θέλετε να σταθεροποιήσετε μη συνεχόμενες στήλες πρέπει να τις σταθεροποιήσετε μια – μια ξεχωριστά . Η Access μετακινεί τις επιλεγμένες στήλες στο αριστερό μέρος του πίνακα και τις σταθεροποιεί εκεί .

Στο επόμενο παράδειγμα σταθεροποιήθηκε η στήλη με το πεδίο « Τίτλος βιβλίου» στο αριστερό μέρος του πίνακα :

Για να αποσταθεροποιήσετε όλες τις στήλες επιλέξτε Μορφή / αποσταθεροποίηση όλων των στηλών . Η διαταγή αυτή όμως δεν επαναφέρει τις στήλες στην θέση που βρίσκονταν πριν τις σταθεροποιήσετε .

- αλλαγή γραμματοσειράς

Μπορούμε να αλλάξουμε τη γραμματοσειρά ( μορφή , μέγεθος , τύπος γραφής ) που έχουν οι χαρακτήρες στον πίνακα , αρκεί να επιλέξουμε Μορφή / Γραμματοσειρά . Στο πλαίσιο Δείγμα βλέπετε με τι μοιάζει η γραμματοσειρά , που πρόκειται να επιλέξετε .

Αν θέλουμε η γραμματοσειρά που αλλάξαμε να ισχύει για όλους τους πίνακες , τότε επιλέγουμε Εργαλεία / Επιλογές και στην καρτέλα Φύλλο Δεδ/νων, καθορίζουμε το όνομα της προεπιλεγμένης γραμματοσειράς , το μέγεθός της και τον τύπο γραφής ( πλάγια , υπογραμμισμένα , έντονα ή συνδυασμό τους ) .

(Β) Μορφή φόρμας

Στον κατάλογο των αντικειμένων επιλέγουμε φόρμες και μετά κάνουμε click στην «Βιβλιοθήκη» .

Η access μας εμφανίζει την πρώτη εγγραφή ( record ) της βάσης :

Σημείωση : Η μορφή της φόρμας είναι και η πιο συνηθισμένη μορφή για να περιηγηθούμε σε μια βάση δεδομένων , επειδή όπως θα είδατε συγκρίνοντας τον πίνακα και τη φόρμα , στην περίπτωση του πίνακα ορισμένα στοιχεία δεν διακρίνονται καλά ή είναι τελείως ελλιπή ( π.χ. λείπουν οι φωτογραφίες κ.λ.π. ) .

Σημείωση : Αν θέλουμε να δούμε τη βάση σε μορφή πίνακα ( datasheet view ) επιλέγουμε Προβολή φύλλου δεδομένων , ενώ αν θέλουμε να επανέλθουμε επιλέγουμε Προβολή φόρμας . Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε τον κατάλογο Προβολή .