Αντί να εμφανίζονται όλες οι εγγραφές μιας βάσης , σε μορφή πίνακα ή σε μορφή φόρμας , μπορούμε να εμφανίζουμε μερικές μόνο εγγραφές που πραγματικά χρειαζόμαστε . Λέμε ότι χρησιμοποιούμε ένα φίλτρο που θα διαχωρίσει από τη βάση τις εγγραφές που μας ενδιαφέρουν . Μην ξεχνάμε ότι σε μερικές περιπτώσεις η βάση μπορεί να είναι πολύ μεγάλη και η εφαρμογή φίλτρου είναι απαραίτητη !
Η διαδικασία είναι η εξής :
(α) εμφανίζουμε πρώτα – πρώτα τον πίνακα που θέλουμε ( μορφή φύλλου δεδομένων)
(β) Κάνουμε click με το δεξί πλήκτρο του ποντικιού στο περιεχόμενο του πεδίου στο οποίο θέλουμε να βασίσουμε το φίλτρο μας .
(γ) επιλέγουμε φιλτράρισμα με βάση την επιλογή . Η Access εμφανίζει ένα πίνακα με όσες εγγραφές ικανοποιούν τα κριτήρια του φίλτρου δηλ. στην προκειμένη περίπτωση όσες εγγραφές έχουν συγγραφέα τον Christian Jacq :
Στη γραμμή κατάστασης εμφανίζεται η ένδειξη Filtered που υποδεικνύει ότι βρίσκεται σε εφαρμογή ένα φίλτρο .
Αν θέλουμε να ακυρώσουμε την εφαρμογή ενός φίλτρου , τότε επιλέγουμε το κουμπί κατάργηση φίλτρου της γραμμής εργαλείων :
Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε : Κατάργηση φίλτρου / ταξινόμησης :
Σημείωση : Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε τη λέξη ή τη φράση στο πεδίο που θέλουμε και να διαλέξουμε το εικονίδιο Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή .
Το αποτέλεσμα είναι η Access να εμφανίσει τις παρακάτω εγγραφές :
Κατόπιν ακυρώστε το φίλτρο επιλέγοντας το εικονίδιο :
Φίλτρο βάσει
φόρμας
Ο σκοπός μας είναι π.χ. να εμφανίσουμε τις εγγραφές με τους συγγραφείς : Christian Jacq και Έρμαν Έσσε .
4. Επιλέγουμε από την αναδυόμενη λίστα το συγγραφέα : Christian Jacq και μετά πιέζουμε το κουμπί OR ( στο κάτω μέρος της οθόνης ) .
5. Επιλέγουμε κατά τον ίδιο τρόπο και τον συγγραφέα «Έρμαν Έσσε» και πιέζουμε το εικονίδιο στη γραμμή εργαλείων ( εφαρμογή φίλτρου )
6. Η Access εμφανίζει την παρακάτω εικόνα :
όπου φαίνονται μόνο οι συγγραφείς που αναφέραμε και όχι οι άλλοι .
Επιστρέφουμε σε όλες τις εγγραφές με την επιλογή του εικονίδιου «Κατάργηση φίλτρου»