Πώς ανοίγουμε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Στο παράδειγμά μας θα ανοίξουμε τη βάση με όνομα books .

Για να ανοίξουμε την παραπάνω βάση ή γενικά μια υπάρχουσα βάση δεδομένων έχουμε τρεις τρόπους

Α) επιλέγουμε Αρχείο / άνοιγμα .

Επιλέγουμε με το mouse το αρχείο που θέλουμε π.χ. personal phones και μετά μια από τις επιλογές του κουμπιού Άνοιγμα , που φαίνονται παρακάτω :

Μπορούμε να διαλέξουμε “Άνοιγμα μόνο για ανάγνωση” αν θέλουμε να ανοίξουμε το αρχείο της βάσης , χωρίς όμως δικαίωμα αποθήκευσης ό,τι αλλαγών επιφέρουμε στη βάση . Η access μας προειδοποιεί με το σχετικό μήνυμα που φαίνεται παραπάνω , το οποίο αποδεχόμαστε πατώντας ΟΚ .

Σημείωση : Αν θέλαμε και να ανοίξουμε τη βάση αλλά και να μπορούμε να αποθηκεύσουμε ό,τι αλλαγές ή προσθήκες κάνουμε , τότε επιλέγουμε Άνοιγμα .

Αν επιλέξουμε την επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση , τότε έχουμε την αποκλειστική χρήση της βάσης και έτσι εμποδίζονται άλλοι να ανοίξουν την ίδια βάση .

( χρησιμοποιείται για την περίπτωση τοπικών δικτύων ).

Αν επιλέξουμε “Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση – μόνο για ανάγνωση “ έχουμε πάλι την αποκλειστικότητα στη χρήση της βάσης , αλλά δεν έχουμε δικαίωμα αποθήκευσης ό,τι αλλαγών κάνουμε .

Β) Επιλέγουμε από το παράθυρο εργασιών τη βάση που θέλουμε στον κατάλογο άνοιγμα αρχείου .

Αν το αρχείο της βάσης μας δεν περιλαμβάνεται στη λίστα , διαλέγουμε “More files” ( περισσότερα αρχεία ) και η access μας εμφανίζει το πλαίσιο “Open” από το οποίο επιλέγουμε το αρχείο που θέλουμε όπως και στην περίπτωση Α .

Σημείωση : Αν το παράθυρο εργασιών δεν φαίνεται στην οθόνη , τότε επιλέγουμε : Προβολή / γραμμές εργαλείων / παράθυρο εργασιών

Γ) Η access μας εμφανίζει στο κάτω μέρος του καταλόγου Αρχείο τα αρχεία που είχαμε ανοίξει τελευταία . Αν το αρχείο μας είναι κάποιο από αυτά μπορούμε να το επιλέξουμε κατ΄ευθείαν από τη θέση αυτή χωρίς να καταφύγουμε στο Αρχείο / άνοιγμα .

Είτε με τον Α είτε με τον Β είτε με τον Γ τρόπο , η access θα μας οδηγήσει στο παρακάτω πλαίσιο , αν επιλέξουμε π.χ. να ανοίξουμε τη βάση books .

Μπορούμε να ανοίξουμε τη βάση με το όνομα books είτε σε μορφή πίνακα ( table ) είτε σε μορφή φόρμας ( form ) . Η πρώτη παρουσίαση μας θυμίζει πολύ το excel .