Άρθρο 11ο
Επίβλεψη-Παραλαβή τελικός Απολογισμός του Έργου

11.1. Επίβλεψη των Υποέργων

Ο ρόλος της επίβλεψης είναι πολύ σημαντικός για την οργάνωση και τον προγραμματισμό του έργου και των υποέργων, την παρακολούθηση της προόδου του, της έγκαιρης επισήμανσης και πρότασης επίλυσης των τυχόν προβλημάτων που προκύπτουν και της τήρησης του χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμού του. Επίσης, η επίβλεψη φροντίζει για τη σύνταξη τριμηνιαίων εκθέσεων για την πορεία του έργου/υποέργου, για την υποβολή έκθεσης περαίωσης των εργασιών και για τη σύνταξη της έκθεσης απολογισμού του υποέργου/ έργου. Μετά από τις αναγκαίες εισηγήσεις της επίβλεψης, η ΚΕΕΤΠΕ παίρνει τις απαραίτητες αποφάσεις που αφορούν τις σκόπιμες ενέργειες.

Οι τριμηνιαίες συνοπτικές εκθέσεις για την πορεία του έργου υποβάλλονται στην ΚΕΕΤΠΕ, η οποία τις κοινοποιεί στην Προϊσταμένη Αρχή. Παράλληλα, απαιτείται η υποβολή Μηνιαίων Δελτίων Δήλωσης Δαπανών για κάθε υποέργο, καθώς και Τριμηνιαίων Δελτίων Παρακολούθησης Έργου και Υποέργων προς τη ΔΑ. Κατ' οικονομία, οι τριμηνιαίες αυτές εκθέσεις θα χρησιμοποιήσουν ως τυποποιημένη βάση παρουσίασης τα Τριμηνιαία Δελτία Παρακολούθησης, υπόδειγμα των οποίων αποστέλλεται από τη ΔΑ μαζί με τη σχετική Απόφαση Ένταξης. Ο βαθμός ολοκλήρωσης των διακριτών τμημάτων του έργου, η οικονομική πρόοδος του έργου/υποέργων και η τήρηση του χρονοδιαγράμματος είναι τα κύρια στοιχεία που πρέπει να περιέχονται στις τριμηνιαίες εκθέσεις, μαζί με άλλο τεκμηριωτικό υλικό.

Επισυνάπτεται στο Παράρτημα ΙΙ υπόδειγμα μηνιαίας αναφοράς της προόδου του υποέργου, στο οποίο καταγράφονται περιγραφικά οι εκτελούμενες εργασίες και κάθε άλλο στοιχείο που είναι αναγκαίο για την τεκμηρίωση. Η αναφορά αυτή υπογράφεται από τον εξουσιοδοτημένο από την ΚΕΕΤΠΕ υπεύθυνο επιβλέποντα του Υποέργου και υποβάλλεται στην ΚΕΕΤΠΕ σε μηνιαία βάση. Όλες οι μηνιαίες αναφορές φυλάσσονται στο φάκελο του έργου.

11.2. Ολοκλήρωση των Υποέργων -Περαίωση εργασιών-Ολοκλήρωση του Έργου

Ένα Υποέργο περαιώνεται όταν έχουν ολοκληρωθεί όλες οι εργασίες, έχουν προσκομισθεί όλα τα παραδοτέα και έχουν περαιωθεί οι αναθέσεις σε τρίτους. Τότε, ο επιβλέπων καταθέτει στο πρωτόκολλο την Έκθεση Περαίωσης και η ΚΕΕΤΠΕ εκδίδει Βεβαίωση Περαίωσης (όπως στο σχετικό υπόδειγμα του Παραρτήματος ΙΙ ).

Τα δύο αυτά έγγραφα, που κοινοποιούνται στην ιεραρχία του ΥΠΕΠΘ και στη Διαχειριστική Αρχή της "ΚτΠ", αποτελούν την επιβεβαίωση για την ολοκλήρωση του οικονομικού και φυσικού αντικειμένου του υποέργου, η δε αναφορά της ημερομηνίας περαίωσης επιβεβαιώνει, σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα του ΤΔΕ/Υ, και την εμπρόθεσμη ή όχι εκτέλεσή του.

Μετά την ολοκλήρωση του τελευταίου υποέργου, ο Τελικός Δικαιούχος υποβάλλει Δελτίο Ολοκλήρωσης του Έργου, το οποίο περιλαμβάνει την απολογιστική εκδοχή των στοιχείων και πληροφοριών του ΤΔΕ (Παράρτημα ΙΙ).

11.3. Απολογισμός και Παραλαβή του Υποέργου

Μετά την περαίωση, και σε διάστημα τριών μηνών το αργότερο, συντάσσεται από τον επιβλέποντα και θεωρείται από την ΚΕΕΤΠΕ, η συγκεντρωτική Έκθεση Απολογισμού, η οποία υποβάλλεται στην Προϊσταμένη Αρχή, προκειμένου να κινηθεί η διαδικασία της παραλαβής. Υπόδειγμα του περιεχομένου της Έκθεσης Απολογισμού επισυνάπτεται στο Παράρτημα ΙΙ.

Η ΚΕΕΤΠΕ μπορεί, κατά την κρίση της και ανάλογα με την φύση του υποέργου, να ορίσει Επιτροπή Ποιοτικής Παραλαβής του Υποέργου, αποτελούμενη από τρία τουλάχιστον μέλη με ειδικότητες ανάλογες προς τη φύση των εργασιών. Στην επιτροπή παραλαβής δεν συμμετέχουν οι επιβλέποντες το Υποέργο.

Κατά την παραλαβή, η Επιτροπή Ποιοτικής Παραλαβής συντάσσει Πρακτικό, μετά από επιτόπια επίσκεψη στο έργο, όπου απαιτείται, με το οποίο παραλαμβάνει το φυσικό αντικείμενο του υποέργου, σύμφωνα με τη συγκεντρωτική Έκθεση Απολογισμού, και αφού ελέγξει ότι αυτή ανταποκρίνεται στις περιγραφές και στα διακριτά τμήματα φυσικού αντικειμένου που περιλαμβάνονται στο τελευταίο εγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο Έργου και Υποέργων.

Το Πρακτικό Παραλαβής επικυρώνεται από την ΚΕΕΤΠΕ και υποβάλλεται ως Πρωτόκολλο Παραλαβής στην Προϊσταμένη Αρχή. Μετά παρέλευση 15μήνου από την υποβολή της Έκθεσης Απολογισμού, εφόσον δεν έχει ενεργοποιηθεί η διαδικασία παραλαβής, το έργο θεωρείται αυτοδικαίως παραληφθέν. Υπόδειγμα Πρακτικού Παραλαβής επισυνάπτεται.