Home Δημοτικό πληροφορική δημοτικού ΤΠΕ excel μορφοποίηση

excel μορφοποίηση

 

Οδηγός excel απο το πανεπιστήμιο Θεσσαλίας

 

Μορφοποίηση γραμμών


Με την μορφοποίηση των γραμμών ενός φύλλου ουσιαστικά ορίζουμε το ύψος της γραμμής. Όπως βλέπουμε στην εικόνα, οι επιλογές που μας παρέχονται είναι Height (ύψος), Autofit (αυτόματο ύψος), Hide (απόκρυψη) και Unhide (εμφάνιση)..............

 

 

Με την μορφοποίηση των γραμμών ενός φύλλου ουσιαστικά ορίζουμε το ύψος της γραμμής. Όπως βλέπουμε στην εικόνα, οι επιλογές που μας παρέχονται είναι Height (ύψος), Autofit (αυτόματο ύψος), Hide (απόκρυψη) και Unhide (εμφάνιση)
Στην περίπτωση του Height ορίζουμε το ύψος που επιθυμούμε να έχει η γραμμή, σε points.

Οι προεπιλογές του Excel προσδιορίζουν χαρακτήρες μεγέθους 10pt (Font size=10), και γραμμές ύψους 12.75pt.
Δίχως να το αναλύσουμε περισσότερο, το point είναι μονάδα μετρήσεως χαρακτήρων που έχει τις ρίζες του στους παλιούς εκτυπωτές ακίδων (dot matrix). Αυτή η μονάδα μετρήσεως έχει διατηρηθεί σε οτιδήποτε αφορά χαρακτήρες, τον χώρο στον οποίον βρίσκονται (π.χ. κελί), κλπ.

Η επιλογή AutoFit προσαρμόζει το ύψος της γραμμής βάσει των περιεχομένων των κελιών της.

Η επιλογή Hide κρύβει την γραμμή, ουσιαστικά ορίζοντας το ύψος της μηδενικό.


Η επιλογή Unhide επαναφέρει το ύψος της γραμμής που έχουμε κρύψει με την επιλογή Hide.

Προσοχή: Η απόκρυψη γραμμής γίνεται επιλέγοντάς την (Click στον αριθμό γραμμής), και είτε με Right-Click (επάνω στον αριθμό γραμμής) ή από την γραμμή εντολών (Format -> Row) επιλέγουμε Hide. Η επαναφορά της γραμμής από απόκρυψη γίνεται επιλέγοντας τις γραμμές πριν και μετά την κρυμμένη, και επιλέγοντας Unhide.
Στην εικόνα που ακολουθεί παρουσιάζεται πώς γίνεται η επανεμφάνιση κρυμμένης γραμμής.

Δημοσιεύτηκε 30th June από τον χρήστη Joseph Georgiadis 
Ετικέτες: μορφοποίηση γραμμής, format row, row, height, απόκρυψη, format, επανεμφάνιση, ύψος, αυτόματη προσαρμογή, unhide, autofit, hide, μορφοποίηση

Προστασία κελιών: Απόκρυψη υπολογισμών


Σε ένα αρχείο Excel, περιλαμβάνονται –ανάμεσα στα άλλα- και υπολογισμοί, τους οποίους έχει ορίσει ο δημιουργός του. Αυτοί οι υπολογισμοί μπορούν να είναι είτε πολύπλοκοι, αποτέλεσμα μεγάλης πνευματικής προσπάθειας, ή και απόρρητοι. Εάν το αρχείο χρησιμοποιείται και από άλλους ανθρώπους, τότε ο σχεδιαστής δεν θα θέλει οι υπολογισμοί να είναι ορατοί στους λειτουργούς και χρήστες του αρχείου.

Το Excel παρέχει την επιλογή αποκρύψεως του υπολογισμού που περιέχει ένα κελί, όπως είδαμε στο προηγούμενο άρθρο για την προστασία των κελιών, την προστασία από μεταβολές.

Η απόκρυψη επιτυγχάνεται με την ενεργοποίηση της επιλογής Hidden, στην οθόνη μορφοποιήσεως κελιών (Format -> Cells).


Όπως στην περίπτωση προστασίας από μεταβολές, έτσι και σε αυτήν την περίπτωση, η απόκρυψη ενεργοποιείται μόνο αν το φύλλο είναι προστατευμένο από μεταβολές (Tools -> Protection -> Protect sheet).
Πρέπει να προσέξουμε εδώ ότι, επιλέγοντας απόκρυψη μόνο δεν είναι σωστή πρακτική, διότι, εάν έχουμε απενεργοποιημένη την επιλογή Locked (κλειδωμένο) για το κελί, τότε ο χρήστης μεν δεν θα μπορέσει να διαβάσει τον υπολογισμό στο συγκεκριμένο κελί, αλλά θα μπορεί να τον καταργήσει, διαγράφοντας τα περιεχόμενα του κελιού, ή πληκτρολογώντας σε αυτό.
Δημοσιεύτηκε 30th June από τον χρήστη Joseph Georgiadis
Ετικέτες: protect cells, format, hidden, απόκρυψη υπολογισμών, προστασία κελιών, protection, απόκρυψη, format cells, κλειδωμένο, κελί

Προετοιμασία παραδείγματος για την προστασία (Protection) κελιών



Οι υπολογισμοί που χρησιμοποιούνται είναι:
Κελί G6: =MIN(C6:E6) με τον οποίο υπολογίζεται η ελάχιστη τιμή ανάμεσα στα κελιά C6, D6, E6.
Κελί H6: =AVERAGE(C6:E6) με τον οποίο επιστρέφεται ο μέσος όρος των τιμών των κελιών C6, D6, E6.
Κελί I6: =MAX(C6:E6) με τον οποίο υπολογίζεται η μέγιστη τιμή ανάμεσα στα κελιά C6, D6, E6.
Τα τρία παραπάνω κελιά αντιγράφονται στις επόμενες γραμμές, ώστε να γίνονται οι ίδιοι υπολογισμοί για κάθε ημέρα της εβδομάδος.

Κελί C14: =AVERAGE(C6:C12) για να επιστραφεί ο μέσος όρος των θερμοκρασιών της εβδομάδος στις 8:00.
Αντιγράφουμε το κελί C14 στα D14 και E14, ώστε σε αυτά τα κελιά να επιστρέφεται αντίστοιχα ο Μ.Ο. των θερμοκρασιών της εβδομάδος στις 14:00 και στις 20:00.

Κελί G14: =MIN(C6:E12), υπολογισμός που επιστρέφει την ελάχιστη από τις τιμές που εισάγονται
Κελί H14: =AVERAGE(C6:E12), για τον υπολογισμό του μέσου όρου των τιμών που εισάγονται, και τέλος,
Κελί G14: =MAX(C6:E12), υπολογισμός που επιστρέφει την μέγιστη από τις τιμές που εισάγονται.

Όταν λοιπόν ολοκληρώσουμε την σχεδίαση του Excel να δεχθεί τα στοιχεία μας, η εικόνα του θα πρέπει να είναι περίπου έτσι:


Αποθηκεύουμε (Save) το αρχείο. Μπορούμε –φυσικά- να του δώσουμε ότι όνομα θέλουμε, αλλά επειδή αυτό το αρχείο θεωρητικά θα δημιουργείται κάθε εβδομάδα, προτείνεται η προσθήκη μιας λέξεως σαν «Βάση » πριν από το όνομα που έχετε σκεφτεί. Δηλαδή, αν το όνομα του αρχείου που σκεφτήκατε είναι ΘΕΡΜΟΚΡΑΣΙΕΣ ΕΒΔΟΜΑΔΑΣ, καλό είναι τελικά να ονομαστεί Βάση-ΘΕΡΜΟΚΡΑΣΙΕΣ ΕΒΔΟΜΑΔΑΣ. Ο λόγος για αυτό είναι να υπάρχει ένα βασικό αρχείο, το οποίο κάθε φορά αντιγράφουμε για να παρακολουθήσουμε τα στοιχεία κάθε εβδομάδας, αν η σκέψη μας είναι ότι το κάθε ένα από τα αρχεία αυτά (των εβδομάδων δηλαδή) θα αποθηκεύεται κάπως έτσι: ΘΕΡΜΟΚΡΑΣΙΕΣ ΕΒΔΟΜΑΔΑΣ 01-2012, έχοντας πάντα το πρωτότυπο με διαφορετικό όνομα αρχείου, έτσι , και προστατεύοντάς το από λάθη και διαγραφές, και –με την δημιουργία αντιγράφου για κάθε εβδομάδα, έχουμε κάθε φορά έναν έτοιμο πίνακα.

Μορφοποίηση κελιών


Όπως είπαμε σε προηγούμενο άρθρο, το κάθε κελί αποτελεί μία οντότητα η οποία έχει ιδιότητες που διαμορφώνουν την εμφάνιση και συμπεριφορά του.
Οι περισσότερες ιδιότητες του κελιού είναι προσβάσιμες από την επιλογή Cells της εντολής Format στην γραμμή εντολών. Εναλλακτικά (και πιο γρήγορα), με τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+1 εμφανίζεται η ίδια οθόνη.


Βλέπουμε ότι η οθόνη αυτή αποτελείται από έξι «υπο-οθόνες» (tabs), οι οποίες ομαδοποιούν τις δυνατότητες μορφοποιήσεων των κελιών:
Στο tab Number μορφοποιείται το περιεχόμενο του κελιού
Στο tab Alignment προσδιορίζεται η θέση του περιεχομένου του κελιού
Στο tab Font ορίζεται η μορφή και το χρώμα των γραμμάτων και ψηφίων του περιεχομένου του κελιού
Στο tab Border ορίζεται το περίγραμμα του κελιού
Στο tab Patterns, τα χρώματα του εσωτερικού μέρους του κελιού, και
Στο tab Protection, η συμπεριφορά του κελιού όσον αφορά την πληκτρολόγηση περιεχομένου, ή την προστασία του υπολογισμού (formula) που τυχόν περιέχει.

Με το πρώτο tab (Number) δεν θα ασχοληθούμε, καθώς οι επιλογές του θεωρούνται σχετικά αυτονόητες. Π.χ. η μορφοποίηση περιεχομένου ως αριθμού με δεκαδικά και διαχωριστικά χιλιάδων.
Στο δεύτερο tab (Alignment) θα ασχοληθούμε με τις επιλογές της ενότητας Text control, οι οποίες είναι οι εξής:


1. Wrap text: Όταν αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη, στην περίπτωση που το περιεχόμενο του κελιού υπερβαίνει το διαθέσιμο πλάτος του, αυξάνει το ύψος του κελιού, ώστε να φαίνεται όλο το περιεχόμενο σαν κείμενο πολλών γραμμών. Αυτή η επιλογή επιδρά στο ύψος της γραμμής. Στην εικόνα φαίνονται τα αποτελέσματα της επιλογής αυτής. Παρατηρήστε ότι στην 3η στήλη της 2ης γραμμής, φαίνονται τα περιεχόμενα του κελιού της 2ης στήλης στην ίδια γραμμή, ενώ στην τέταρτη γραμμή, τα περιεχόμενα του κελιού της 2ης στήλης «κόβονται» στα όρια του κελιού. Η συμπεριφορά του Excel είναι όταν μετά από ένα κελί με μεγάλο μήκος περιεχομένου υπάρχει κενό –ή κενά- κελί, «αφήνει» να φαίνονται τα περιεχόμενα του γεμάτου κελιού, ενώ διακόπτεται η παρουσίασή τους στο πρώτο κελί με περιεχόμενο.


2. Shrink to fit: Με αυτήν την επιλογή ενεργοποιημένη ορίζουμε ότι τα περιεχόμενα του κελιού θα εμφανίζονται πάντα στα όρια του κελιού, προσαρμόζοντας το μέγεθος των χαρακτήρων ώστε «χωράνε» σε αυτό. Όπως φαίνεται στην εικόνα, δίχως να μεγαλώσουμε το πλάτος της στήλης, ουσιαστικά είναι αδύνατο να διαβάσουμε τα περιεχόμενα των συγκεκριμένων κελιών (2η στήλη, 3η και 5η γραμμή). Επίσης, παρά το γεγονός ότι το κελί στην 3η στήλη/3η γραμμή είναι κενό, τα περιεχόμενα του προηγούμενου κελιού δεν επεκτείνονται σε αυτό. Η επιλογή Shrink to fit δεν συνδυάζεται –παρά το ότι μπορούμε- με την Wrap text. Πρακτικά, το αποτέλεσμα αυτού του συνδυασμού είναι Wrap text, αγνοώντας το Shrink to fit.


3. Merge cells: Πρώτα από όλα, η επιλογή αυτή αφορά περισσότερα –και όμορα- του ενός κελιά. Επιλέγουμε δύο ή περισσότερα κελιά, το ένα δίπλα στο άλλο, ή το ένα κάτω από το άλλο, ή ένα group κελιών συνεχόμενα οριζόντια και κατακόρυφα, και επιλέγουμε για αυτά Merge cells. Το αποτέλεσμα είναι ένα ενιαίο κελί, το οποίο καταλαμβάνει τον χώρο των επιλεγμένων, και περιέχει –προσοχή σε αυτό- τα περιεχόμενα του κελιού της επάνω αριστερά γωνίας της επιλογής (το Excel προειδοποιεί ότι θα χαθούν τα περιεχόμενα των υπολοίπων προς ενοποίηση κελιών, αν τα υπόλοιπα εκτός του πρώτου επιλεγμένου έχουν περιεχόμενα). Η δυνατότητα αυτή συνδυάζεται με κάθε μία από τις άλλες δύο, καθώς το τελικό αποτέλεσμα αντιμετωπίζεται ως ένα κελί, συνεπώς, εφαρμόζονται σε αυτό οι μορφοποιήσεις ενός απλού κελιού. Στην παρακάτω εικόνα έχουν σημειωθεί με διαφορετικό χρώμα τα ενοποιημένα (merged) κελιά, ώστε να είναι κατανοητό το αποτέλεσμά τους.

Μορφοποίηση


Το Excel είναι μια εφαρμογή με την οποία μπορούμε να κάνουμε υπολογισμούς, από απλοϊκούς –όπως τα παραδείγματα που είδαμε ως τώρα- έως αρκετά πολύπλοκους. Και η αλήθεια είναι ότι καταφέρνει τον σκοπό του μια χαρά.
Δεν υπάρχει όμως κανένας λόγος η αυστηρότητα όμως των μαθηματικών να μην παρουσιάζεται επαγγελματικά, ελκυστικά, όμορφα, ή ακόμα και χαρούμενα. Για αυτόν τον λόγο, μας παρέχονται οι δυνατότητες μορφοποιήσεως των κελιών που χρησιμοποιούμε, και οι οποίες δεν είναι λίγες.
Οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες από τις δυνατότητες αυτές παρέχονται πραγματικά «με το πάτημα ενός κουμπιού», στα πλήκτρα που βρίσκονται στην γραμμή εργαλείων (πατήστε εδώ, αν δεν θυμάστε ποια είναι η γραμμή εργαλείων). Οι περισσότερες από τις επιλογές αυτές είναι οι γνωστές και κοινές με τις υπόλοιπες εφαρμογές των Windows. Γραμματοσειρά, μέγεθος γραμμάτων, έντονα, πλάγια γράμματα, υπογραμμίσεις, χρώματα, στοίχιση κειμένου, είναι αναμενόμενες και αυτονόητες δυνατότητες, και δεν θα ασχοληθούμε με αυτές.
Οι πλήρεις δυνατότητες μορφοποιήσεως, αρχίζουν να ξεδιπλώνουν από την επιλογή Format (=μορφοποίηση) της γραμμής εντολών.
Στο menu που ανοίγει κάτω από το Format βλέπουμε ότι μπορούμε να επιδράσουμε στην μορφή του κελιού (Cells), της γραμμής (Row), της στήλης (Column) και του φύλλου (Sheet).
Οι γραμμές και οι στήλες ουσιαστικά έχουν επιλογές που αφορούν τα ύψη και τα πλάτη τους, ενώ στο φύλλο παρέχεται η δυνατότητα εικόνας φόντου (background), του ονόματός του αντί για Sheet1, Sheet2,…, του χρώματος του tab του ονόματός του, και την εμφάνιση ή το κρύψιμό του.
Στην επόμενη σελίδα θα ασχοληθούμε με την μορφοποίηση των κελιών.

 

Διευθύνσεις κελιών


Όπως αναφέραμε στην προηγούμενη ενότητα Τα πρώτα βήματα, το κάθε κελί σε ένα αρχείο Excel είναι μια οντότητα, και σαν τέτοια, έχει ιδιότητες, οι οποίες το διαφοροποιούν από τα υπόλοιπα κελιά. Βασική και η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη ιδιότητα είναι η διεύθυνσή του.
Όπως είδαμε, η διεύθυνση ενός κελιού αποτελείται από δύο στοιχεία: Το αναγνωριστικό της στήλης, το οποίο αποτελείται από ένα ή δύο γράμματα, και το αναγνωριστικό της γραμμής, το οποίο είναι ένας ακέραιος αριθμός. Στις περισσότερες εκδόσεις του Excel, ο αριθμός αυτός φτάνει έως το 65.536. Σε κάποιες εκδόσεις, ιδιαίτερα στις εκδόσεις 2007 και 2010, το όριο αυτού του αριθμού περιορίζεται από την μνήμη RAM του υπολογιστή. Το δε αναγνωριστικό της στήλης αποτελείται από έναν ή δύο λατινικούς χαρακτήρες. Οι πρώτες 26 στήλες «ονομάζονται» από τα 26 γράμματα του αγγλικού αλφαβήτου, οι επόμενες 26 «ονομάζονται» από AA έως AZ, δηλαδή το πρώτο γράμμα του αγγλικού αλφαβήτου στην αριστερή θέση, και τα 26 γράμματα στην δεξιά, οι επόμενες 26 «ονομάζονται» από BA έως BZ, και ούτω καθ’ εξής, έως τον συνδυασμό IV, δίνοντας έτσι ένα σύνολο 256 στηλών.
Τα νούμερα αυτά δεν είναι τυχαία, καθώς στους υπολογιστές τα πάντα είναι δυαδικά, δηλαδή απεικονισμένα μόνο με τα ψηφία 0 και 1, ανυψωμένα σε δυνάμεις του 2. Συνεπώς, το πλήθος των γραμμών (65.536) είναι το αποτέλεσμα του 216 και το πλήθος των στηλών (256) είναι το αποτέλεσμα του 28 .
Όταν λοιπόν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τα περιεχόμενα ενός κελιού σε μία πράξη, θα αναφερθούμε σε αυτά με την διεύθυνση του κελιού. Θα δουλέψουμε σε ένα άλλο παράδειγμα, για να δούμε τις δυνατότητες που μας δίνονται σε σχέση με την διεύθυνση ενός κελιού. «Καλά, τι παραπάνω δυνατότητες μπορεί να μου δώσει μια διεύθυνση;» Well, just wait and see…
Ας θεωρήσουμε ότι δίπλα στην δουλειά μας βρίσκεται ένα κατάστημα από το οποίο αγοράζουμε –ας πούμε- καφέ, πάστα, τυρόπιτα ή κουλούρι. Θέλουμε λοιπόν να παρακολουθούμε πόσα χρήματα ξοδεύουμε μέσα στην εβδομάδα, και σε τι.
Ας αρχίσουμε με ένα νέο αρχείο Excel, το οποίο διαμορφώνουμε όπως στην παρακάτω εικόνα:


Τα ποσοστά ΦΠΑ στην στήλη C έχουν πληκτρολογηθεί όπως φαίνονται, δηλαδή 23% (και οι τρεις χαρακτήρες).
Σκοπός του παραδείγματος είναι να πληκτρολογούμε στις στήλες Ποσότητα κάθε ημέρας πόσα από το κάθε είδος αγοράσαμε, και να έχουμε αυτόματα τα σύνολα που προκύπτουν. Δηλαδή, αν την Δευτέρα αγοράσουμε 2 καφέδες και 3 κουλούρια, θα πρέπει πληκτρολογώντας 2 στο κελί D3, και 3 στο κελί D6, θα πρέπει να φαίνεται στην στήλη Αξία της Δευτέρας και στα κελιά E3 και E6 αντίστοιχα, πόσα χρήματα δώσαμε για καφέδες και πόσα χρήματα δώσαμε για κουλούρια την Δευτέρα. Παράλληλα, στην γραμμή 7 θα πρέπει να υπολογίζεται πόσα «κομμάτια» αγοράσαμε και τι χρήματα πληρώσαμε την Δευτέρα.
Ακολουθώντας την καταγραφή κάθε μέρα, θα πρέπει στις δύο τελευταίες στήλες –Σύνολο εβδομάδος- να φαίνεται πόσους καφέδες ήπιαμε αυτήν την εβδομάδα, ή πόσες τυρόπιτες φάγαμε, και πόσα χρήματα πληρώσαμε. Στην κάτω δεξιά γωνία του πίνακα, δηλαδή στο κελί O7, θα βλέπουμε πόσα ξοδέψαμε όλη την εβδομάδα.
Ας αρχίσουμε λοιπόν:
- Στο κελί E3 θα κάνουμε τον εξής υπολογισμό:
[Πλήθος καφέδων] * ( [Τιμή καφέ] + ([Τιμή καφέ] * [Ποσοστό ΦΠΑ καφέ]))
Ο υπολογισμός ([Τιμή καφέ] * [Ποσοστό ΦΠΑ καφέ]) μας δίνει την αξία ΦΠΑ για τον καφέ. Όταν αυτή –η αξία ΦΠΑ- προστεθεί στην [Τιμή καφέ], έχουμε την τελική τιμή που πληρώνουμε τον καφέ
Έχοντας :
- το πλήθος των καφέδων της Δευτέρας στο κελί D3
- την τιμή του καφέ (αυτή ισχύει κάθε μέρα, τουλάχιστον ακόμα…) στο κελί B3
- το ποσοστό ΦΠΑ του καφέ στο κελί C3,
πληκτρολογούμε = D3 * ( B3 + (B3*C3) ). Έχω αφήσει κενά ανάμεσα στους παράγοντες της πράξεως, ώστε να φαίνεται καλύτερα τι πρέπει να πληκτρολογηθεί. Δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα αν αφήσετε περισσότερα ή λιγότερα –ή καθόλου- κενά ανάμεσα στους παράγοντες.

Αν τώρα, στο κελί D3 πληκτρολογήσουμε έναν αριθμό, π.χ. 2, θα εμφανιστεί στο κελί E3 το αποτέλεσμα του υπολογισμού μας.

- Τα επόμενα κελιά, δηλαδή E4, E5, και E6, πρέπει να έχουν τους ίδιους υπολογισμούς ώστε να υπολογίζονται τα αντίστοιχα ποσά για πάστες, τυρόπιτες και κουλούρια. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε σε κάθε ένα κελί πάλι την αντίστοιχη πράξη, αντικαθιστώντας τον αριθμό γραμμής κάθε φορά, δηλαδή στο κελί E4 να πληκτρολογήσουμε = D4 * ( B4 + (B4*C4) ). Για να αποφύγουμε όμως την επανάληψη, η οποία σε αυτές τις περιπτώσεις δεν είναι «μήτηρ πάσης μαθήσεως» αλλά «μηχανή δημιουργίας τυχαίων λαθών», καθώς είναι εύκολο να πληκτρολογηθεί κάποιο λάθος γράμμα ή αριθμός, ή να μπει μια παρένθεση σε λάθος μέρος, έχουμε μερικές «ευκολίες»:
o Μπορούμε να αντιγράψουμε (Copy) το κελί E3 στο κελί E4 (Paste), και ξανά Paste στο κελί E5, και πάλι στο κελί E6
o Μπορούμε να αντιγράψουμε (Copy) το κελί E3, να επιλέξουμε τα κελιά E4, E5 και E6 και να κάνουμε Paste
o Μπορούμε να επιλέξουμε τα κελιά E3 έως E6 πατώντας –όταν επιλεγμένο κελί είναι το E3- το πλήκτρο Shift, και κρατώντας το πατημένο, να πατήσουμε το κάτω βελάκι, ώσπου φτάσουμε στο κελί E6. Τότε, αφήνουμε το πλήκτρο Shift, και πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+D (πρώτα πατάμε το Ctrl, και έχοντάς το πατημένο, πατάμε το πλήκτρο D, και ύστερα τα αφήνουμε και τα δύο). Αντί για τον συνδυασμό Ctrl+D, μπορούμε να επιλέξουμε από το menu εντολών Edit -> Fill -> Down

- Κάθε μία από τις παραπάνω ενέργειες, αντιγράφει τον υπολογισμό στο κελί E3 στα κελιά E4, E5 και E6, προσαρμόζοντας παράλληλα και τον αριθμό γραμμής. Αν, ξεκινώντας από το κελί E3, πατήσετε κάτω βελάκι, επιλέγοντας το κελί E4, θα παρατηρήσετε στην γραμμή εισαγωγής στοιχείων τον ίδιο υπολογισμό, με διαφορετικούς αριθμούς γραμμής.

Εισάγουμε και το γνωστό μας άθροισμα, στο κελί E7 (=E3+E4+E5+E6), και έχουμε το σύνολο της Δευτέρας.
- Η ίδια διαδικασία πρέπει να ακολουθηθεί και για τις στήλες G (τα ποσά της Τρίτης), I (τα ποσά της Τετάρτης), κ.ο.κ. Μπορούμε να αντιγράψουμε τα κελιά E3 έως E7 στα κελιά G3 έως G7. Άν το κάνουμε όμως, οι υπολογισμοί των κελιών E3 έως E6, που έχουν αναφορές στην ίδια γραμμή, θα προσαρμοστούν σύμφωνα με την θέση του κελιού, δηλαδή δύο στήλες δεξιώτερα, όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί:

Ο υπολογισμός -όπως φαίνεται και από τα χρωματισμένα κελιά- χρησιμοποιεί την ποσότητα και την αξία της Δευτέρας στα κελιά D3 και D4, ενώ θα έπρεπε να χρησιμοποιεί την τιμή και το ποσοστό Φ.Π.Α. που βρίσκονται στα κελιά B3 και C3. Οι υπολογισμοί όλων των ημερών θα έπρεπε να χρησιμοποιούν σταθερά τις αντίστοιχες τιμές στην στήλη B, και τα ποσοστά Φ.Π.Α. τής στήλης C. Το Excel μας δίνει την δυνατότητα των σταθερών αναφορών, και αυτό γίνεται με την χρήση του χαρακτήρα $ πριν από το προσδιοριστικό που θέλουμε να είναι σταθερό -εν τοιαύτη περιπτώσει την στήλη. Ας γυρίσουμε στο κελί D3, για να διορθώσουμε τον υπολογισμό ώστε να χρησιμοποιεί πάντα την τιμή του κελιού B3 και το ποσοστό Φ.Π.Α. του κελιού C3: = D3 * ( $B3 + ($B3*$C3) )
Προσθέτοντας το $ πρίν από τα χαρακτηριστικά των στηλών B και C, δηλώνουμε ότι, όπου και αν μεταφέρουμε τον υπολογισμό, θα χρησιμοποιούνται τα κελιά αυτών των στηλών, και θα πολλαπλασιάζονται με το κελί αμέσως αριστερά (D3 εν προκειμένω) του κελιού που βρίσκεται ο υπολογισμός. Αντιγράφουμε το κελί C3 στα επόμενα κελιά, έως το C6, ώστε για όλα τα είδη που αγοράζουμε να χρησιμοποιούνται οι τιμές που βρίσκονται στις στήλες B και C. Μόλις το κάνουμε αυτό, τότε αντιγράφουμε ξανά τα κελιά D3:D7 στα κελιά G3:G7, I3:I7, K3:K7 και M3:M7, και βλέπουμε πλέον ότι όλα λειτουργούν σωστά.
Ο χαρακτήρας : μεταξύ των διευθύνσεων κελιών (π.χ. D3:D7) σημαίνει "έως", και έτσι χρησιμοποιείται και από το Excel.
- Στο κελί N3 γράφουμε τον υπολογισμό του συνόλου των ποσοτήτων, δηλαδή =D3+F3+H3+J3+L3, και αυτό το αντιγράφουμε στα κελιά N4:N7. Τέλος, αντιγράφουμε τα κελιά N3:N7 στα κελιά O3:O7. Αυτή η αντιγραφή δεν παρουσιάζει πρόβλημα σταθερών στηλών, επειδή ουσιαστικά περιέχει το άθροισμα των κελιών που βρίσκονται 2, 4, 6, 8 και 10 κελιά αριστερά από το κελί του υπολογισμού, και η αντιγραφή του μία θέση δεξιά, κάνει το ίδιο ακριβώς άθροισμα. Στην πρώτη περίπτωση, της στήλης N αθροίζονται οι ποσότητες, και στην στήλη O αθροίζονται οι αξίες.
Με τον ίδιο τρόπο χρησιμοποιείται η σταθερή αναφορά και στις γραμμές. Η αναφορά π.χ. στο κελί B$3 σημαίνει ότι σε όποια στήλη αντιγραφεί ή μεταφερθεί, θα παίρνει την τιμή που βρίσκεται στην γραμμή 3. Όπως στην περίπτωση της σταθερής στήλης η αντιγραφή του κελιού σε κελιά πιό δεξιά ή πιό αριστερά κρατά σταθερή την στήλη που έχουμε χαρακτηρίσει έτσι με το $, έτσι γίνεται και με την περίπτωση της σταθερής γραμμής, στην οποία η αντιγραφή του υπολογισμού σε επόμενες γραμμές χρησιμοποιεί κελιά από μια συγκεκριμένη γραμμή, όταν προσδιορίζονται σταθερά με την χρήση του $ πριν τον αριθμό γραμμής.
Παραδείγματα:
Ο υπολογισμός στο κελί π.χ. B10 = B$3*A10, όταν αντιγραφεί στο κελί B11 θα γίνει = B$3*A11
Αν ο παραπάνω υπολογισμός αντιγραφεί στο κελί C10 θα γίνει =C$3*B10.
Τοποθετώντας τον χαρακτήρα $ πριν και τα δύο προσδιοριστικά διευθύνσεως του κελιού, δηλαδή και την στήλη αλλά και την γραμμή (π.χ. $B$3), τότε οπουδήποτε αντιγραφεί ο υπολογισμός που χρησιμοποιεί αυτήν την διεύθυνση, θα αναφέρεται πάντα στο κελί B3. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο στις περιπτώσεις "σταθερών", παραδείγματος χάριν σε ένα Excel γεωμετρίας να υπάρχει ο αριθμός π (=3,141592....).

Λύση ασκήσεως


Λύση ασκήσεως
Στο κελί B4 πληκτρολογούμε =B3*0,23 και πατάμε Enter. Εναλλακτικά, μπορούμε να πληκτρολογήσουμε =B3* (23/100). Αμέσως εμφανίζεται το αποτέλεσμα, το οποίο έχει τέσσερα δεκαδικά ψηφία. Φυσικά και το Excel παρέχει δυνατότητα στρογγυλοποιήσεως του αποτελέσματος με χρήση της σχετικής συναρτήσεως, αλλά δεν θα ασχοληθούμε ακόμα με αυτήν.
Στο κελί B5 πληκτρολογούμε =B3+B4, και φυσικά πατάμε πάλι το πλήκτρο Enter. Και πάλι εμφανίζεται το αποτέλεσμα του υπολογισμού, το οποίο επίσης έχει τέσσερα δεκαδικά ψηφία.
Πληκτρολογώντας άλλες τιμές για καφέ ή πάστα στα κελιά B1 και B2 αντίστοιχα, τα κελιά B3, B4 και B5 θα μεταβάλλονται σύμφωνα με τις τιμές που πληκτρολογούνται.
Στις εικόνες που ακολουθούν φαίνονται ότι πρέπει να πληκτρολογηθεί, στην πρώτη, και τα αποτελέσματα των πράξεων στην δεύτερη.

Τα πρώτα βήματα...



Όταν ανοίγουμε το excel μας παρουσιάζεται ένα παράθυρο (window) το οποίο ακολουθεί την γνωστή μορφή των υπολοίπων εφαρμογών του λειτουργικού συστήματος, δηλαδή ένα συγκεκριμένα ορισμένο πλαίσιο, μέσα στο οποίο υπάρχουν δύο βασικές περιοχές: Η περιοχή των εντολών και εργαλείων (menu bar και tool bar), και η περιοχή εργασίας.

Η περιοχή εργασίας είναι χωρισμένη με οριζόντιες και κατακόρυφες γραμμές σε «κουτάκια». Τα «κουτάκια» αυτά ονομάζονται κελιά (cells), και το κάθε ένα είναι μια οντότητα. Κρατώντας –προς το παρόν- μόνο αυτό, ότι δηλαδή το κάθε «κουτάκι» είναι μια οντότητα, καθώς υπάρχουν πάρα πολλά που προκύπτουν από αυτόν τον ορισμό, θα ασχοληθούμε σήμερα με την ταυτότητα που έχουν αυτά, και αυτή είναι η διεύθυνσή τους.
Η διεύθυνση ενός κελιού –σταματάμε πλέον να τα ονομάζουμε «κουτάκια»- είναι ίσως το πιο σημαντικό στοιχείο του, καθώς, οποιοσδήποτε υπολογισμός, οποιαδήποτε συνάρτηση χρησιμοποιείται, αναφέρεται στο κελί με την διεύθυνσή του. (Απλά αναφέρω σε αυτό το σημείο ότι, εκτός από την διεύθυνση μπορούμε να αναφερθούμε σε κελιά και με «λογικά ονόματα» τα οποία μπορούμε να τους δώσουμε, αλλά, η διεύθυνση του κελιού πάντα υπάρχει «από πίσω», και θα ασχοληθούμε με αυτό παρακάτω)
Στην περιοχή εργασίας υπάρχουν μία γραμμή με γράμματα του αγγλικού αλφαβήτου (A, B, C, D, …) ακριβώς πάνω από τα κελιά, και μία στήλη με αριθμούς ακριβώς αριστερά τους.
Ο συνδυασμός αυτών των δύο μας δίνει την διεύθυνση του κάθε κελιού: Το πρώτο κελί στην επάνω αριστερή γωνία της περιοχής εργασίας έχει διεύθυνση A1, το κελί που είναι ακριβώς κάτω από το A1 έχει διεύθυνση A2, ενώ το κελί που βρίσκεται αμέσως δεξιά από το A1 έχει διεύθυνση B1.
Το κάθε κελί μπορεί να χρησιμοποιηθεί με δύο τρόπους: είτε εισάγοντας (πληκτρολογώντας) σε αυτό κάτι, π.χ. μία λέξη ή έναν αριθμό, ή αναθέτοντάς του έναν υπολογισμό. Το πρώτο γίνεται «απ’ ευθείας», δηλαδή γράφουμε αυτό που θέλουμε μέσα στο κελί, ενώ για το δεύτερο πρέπει πάντα να ξεκινάμε να γράφουμε χρησιμοποιώντας τον χαρακτήρα «ίσον» ( = ) και συνεχίζοντας με μία αριθμητική πράξη, ή μία συνάρτηση.
Ας το δούμε με ένα παράδειγμα:



Ανοίγουμε το Excel. Εμφανίζεται ένας χώρος εργασίας, ο γνωστός χωρισμένος σε κελιά, δίχως περιεχόμενα.
Παρατηρούμε ότι το γράμμα A στην οριζόντια γραμμή διευθύνσεως, έχει πιο σκούρο χρώμα από τα υπόλοιπα, όπως επίσης πιο σκούρο χρώμα έχει και ο αριθμός 1 στην κατακόρυφη στήλη διευθύνσεως. Το επάνω αριστερό κελί της περιοχής εργασίας έχει ένα σκούρο πλαίσιο. Με αυτές τις παρατηρήσεις, πληροφορούμαστε ότι το επιλεγμένο κελί είναι το A1, πληροφορία που φαίνεται ακριβώς επάνω από το A της οριζόντιας γραμμής διευθύνσεως.



Πληκτρολογούμε την λέξη «Καφές» στο κελί A1 και πατάμε το πλήκτρο Enter:










Βλέπουμε τώρα ότι το επιλεγμένο κελί πλέον είναι το αμέσως κάτω, δηλαδή το A2.

Πληκτρολογούμε την λέξη «Πάστα» στο κελί A2, και πάλι πατάμε το πλήκτρο Enter:


Πληκτρολογούμε την λέξη «Σύνολο» στο κελί A3 που πλέον είναι το επιλεγμένο:

Είτε χρησιμοποιώντας το ποντίκι και πατώντας το αριστερό του κουμπί (left click) στο κελί B1, ή πατώντας το επάνω βελάκι τρεις φορές και το δεξί βελάκι μία, γράφουμε στο κελί B1 4,5, και στο κελί B2 6,25:

Στο κελί B3 πληκτρολογούμε =B1+B2:


Προσοχή! Όταν εισάγουμε υπολογισμούς στους οποίους πρέπει να αναφερθούμε σε κελιά με τις διευθύνσεις τους, ή συναρτήσεις, οι οποίες όλες ονομάζονται με λατινικούς χαρακτήρες, πρέπει να γράφουμε με αγγλικό πληκτρολόγιο. Καλό θα είναι, σε αυτές τις περιπτώσεις, να πληκτρολογούμε μικρά (πεζά) γράμματα, καθώς πιο πολλά ελληνικά πεζά γράμματα διαφέρουν από τα λατινικά, από τα κεφαλαία.

Πατώντας Enter βλέπουμε αμέσως το αποτέλεσμα της πράξεως:


Σε όλα τα κελιά εισήγαμε ελεύθερο κείμενο –εν προκειμένω λέξεις- και αριθμούς, εκτός από το κελί B3, το οποίο προσδιορίσαμε ως υπολογιζόμενο κελί, ξεκινώντας την πληκτρολόγηση με το = και συμπληρώνοντας την πράξη B1+B2.

Όποια από τις δύο τιμές αλλάξουμε, του καφέ ή της πάστας, το σύνολο θα ενημερωθεί αυτόματα.

Ας κάνουμε μια άσκηση για να εμπεδώσουμε ότι είδαμε ως τώρα:
Πληκτρολογήστε κάτω από το σύνολο, στα κελιά A4 και A5 τις λέξεις «ΦΠΑ» και «Πληρωτέο»
Υπολογίστε την αξία ΦΠΑ στο κελί B4 – ας πούμε ότι το ΦΠΑ είναι 23%
Υπολογίστε το πληρωτέο ποσό στο κελί B5 ως το άθροισμα του συνόλου στο κελί B3 και της αξίας ΦΠΑ

 

Γνωριμία με το Microsoft Excel


Το Microsoft Excel είναι το εργαλείο με το οποίο δημιουργούμε πίνακες στοιχείων στα οποία εφαρμόζουμε απλούς ή σύνθετους υπολογισμούς. Όσο περισσότερο δουλεύουμε πάνω στο Excel, τόσο ανακαλύπτουμε νέες δυνατότητες, με τις οποίες η δουλειά μας γίνεται πιο εύκολη.
Θα παρουσιάσουμε μερικές από αυτές τις δυνατότητες, βήμα-βήμα, εξηγώντας παράλληλα τις συναρτήσεις και λειτουργίες που χρησιμοποιούνται.
Θα εξηγήσουμε πώς ένας πίνακας σαν αυτόν



μπορεί να «ομορφύνει» -φυσικά το γούστο είναι υποκειμενικό, αλλά το σημαντικό είναι οι δυνατότητες που δίνονται- και να φαίνεται έτσι


και να παρουσιάζεται κάπως έτσι:


Οι δυνατότητες του Excel, φυσικά, δεν περιορίζονται στην ωραία παρουσίαση στοιχείων. Εκτενείς και πολύπλοκες οικονομικές αναλύσεις, άντληση και επεξεργασία στοιχείων από εξωτερικές πηγές, συνεργασία με το υπόλοιπο Microsoft Office, είναι λίγα μόνο από αυτά που γίνονται με το Excel.

 

πηγή: http://excelhelpingreek.blogspot.gr/2012/07/blog-post.html