Το πρόγραμμα Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο (πρόγραμμα) διαχείρισης βιβλίων και φύλλων εργασίας. Κάθε αρχείο του Excel είναι ένα βιβλίο εργασίας (workbook). Κάθε βιβλίο εργασίας διαιρείται σ έναν αριθμό φύλλων εργασίας  worksheets). Κάθε φύλλο εργασίας διαιρείται σε οριζόντιες γραμμές (rows) και κάθετες στήλες (columns). Οι τομές των γραμμών και των στηλών ορίζουν τα κελιά (cells). Οι γραμμές ταυτοποιούνται (προσδιορίζονται) από αριθμούς ενώ οι στήλες από τα γράμματα του λατινικού αλφάβητου.

Με τα βιβλία εργασίας ο χρήστης μπορεί να οργανώσει και να αναλύσει τα στοιχεία που αφορούν στην εργασία του. Το Excel παρέχει ποικιλία λειτουργιών για την εύκολη και γρήγορη δημιουργία και διαχείριση των βιβλίων εργασίας. Ο χρήστης μπορεί να εισάγει, να μεταφέρει, να αντιγράψει και να διαγράψει δεδομένα πολύ εύκολα.

Με το Excel, ο χρήστης μπορεί να δημιουργεί υπολογιστικούς τύπους οι οποίοι ενεργούν πάνω στα δεδομένα που αυτός ορίζει και έτσι μπορεί να συντάσσει πολύπλοκες αναλύσεις επικεντρώνοντας την προσοχή του στην ουσία χωρίς να χάνει χρόνο με αριθμητικές πράξεις οι οποίες περικλείουν και μεγάλο κίνδυνο σφαλμάτων. Αν μεταβληθούν τα δεδομένα των κελιών που συμμετέχουν στους τύπους, το Excel το αντιλαμβάνεται, επανεκτελεί τους υπολογισμούς και τροποποιεί κατάλληλα τα κελιά των αποτελεσμάτων. Επιπλέον, το Excel προσφέρει μια τεράστια βιβλιοθήκη συναρτήσεων με τις οποίες ο χρήστης μπορεί να αναλύσει στατιστικά, χρονικά και οικονομικά δεδομένα.

Ένα άλλο πολύ σημαντικό εργαλείο που προσφέρει το Excel είναι ο δημιουργός διαγραμμάτων. Μέσω του εργαλείου αυτού, ο χρήστης μπορεί να παρουσιάσει τα δεδομένα με γραφικό τρόπο αποκαλύπτοντας έτσι τις διάφορες συσχετίσεις και τάσεις. Το Excel προσφέρει τεράστια ποικιλία τροποποιήσιμων τυποποιημένων διαγραμμάτων τα οποία δημιουργούνται και τροποποιούνται ταχύτατα.

1.1. Εκκίνηση και Τερματισμός του Excel - Ξενάγηση στη βασική του οθόνη

Το Excel έχει σχεδιασθεί για το γραφικό περιβάλλον που προσφέρουν τα Windows, και επομένως για να εκτελεστεί είναι απαραίτητο να έχουν «φορτωθεί» τα Windows. Από τα Windows, το Excel είναι δυνατό να κληθεί μέσω της επιλογής «Έναρξη => Προγράμματα => Microsoft Excel».

Μετά την ενεργοποίηση του Excel εμφανίζεται η οθόνη που φαίνεται παρακάτω.

Στο πάνω μέρος της οθόνης υπάρχει η λωρίδα τίτλου του παραθύρου. Το πρώτο κενό βιβλίο εργασίας του Excel ονομάζεται Βιβλίο1. Αμέσως πιο κάτω βρίσκεται η ράβδος των κύριων επιλογών του προγράμματος. Ακολουθούν συνήθως δύο εργαλειοθήκες (toolbars). Οι εργαλειοθήκες αποτελούνται από μία σειρά από κουμπιά καθ΄ ένα από τα οποία αντιπροσωπεύει και ένα εργαλείο. Τα εργαλεία δεν είναι τίποτε άλλο παρά ταχεία επιλογή εντολών, σαν εναλλακτική λύση προς την επιλογή τους από κάποιο μενού. Ακριβώς μετά υπάρχει η ράβδος σχέσεων, στην οποία εμφανίζονται τα δεδομένα και οι τύποι που εισάγει ο χρήστης καθώς επίσης και άλλες πληροφορίες σχετικά με τα κελιά. Η γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος της οθόνης δείχνει την κατάσταση του χώρου εργασίας. Για παράδειγμα, την περισσότερη ώρα εμφανίζει τη λέξη «Έτοιμο» που σημαίνει ότι το φύλλο εργασίας είναι έτοιμο να δεχτεί καινούργιες πληροφορίες ενώ κατά τη διάρκεια της καταχώρησης σε κελί εμφανίζει τη λέξη «Εισαγωγή». Μεταξύ ράβδου σχέσεων και γραμμής κατάστασης υπάρχει το παράθυρο του κυρίως εγγράφου εργασίας.

Κάθε βιβλίο εργασίας αποτελείται από έναν μεταβαλλόμενο αριθμό φύλλων εργασίας. Κάθε φύλλο εργασίας αποτελείται από στήλες (columns) και γραμμές (rows). Οι στήλες είναι κατακόρυφες και ονομάζονται με γράμματα ενώ οι στήλες είναι οριζόντιες και ονομάζονται με αριθμούς. Η τομή μιας στήλης με μια γραμμή ονομάζεται κελί (cell). Τα κελιά αποτελούν τη βασική μονάδα εισαγωγής και διαχείρισης δεδομένων στο Excel. Τα κελιά προσδιορίζονται από τη θέση της γραμμής και της στήλης που τα ορίζουν. Γράφοντας Β4 αναφερόμαστε στο κελί που προκύπτει από την τομή της στήλης Β με τη γραμμή 4. Κάθε στιγμή μόνο ένα από τα φύλλα εργασίας είναι ενεργό (active). Επίσης, στο ενεργό φύλλο εργασίας, κάθε στιγμή ένα μόνο κελί είναι ενεργό. Για να ενεργοποιηθεί ένα κελί αρκεί να γίνει κλικ πάνω σ αυτό. Για να εισαχθούν ή να τροποποιηθούν τα δεδομένα ενός κελιού θα πρέπει αυτό να είναι ενεργό. Το περίγραμμα του ενεργού κελιού είναι έντονο και το όνομά του φαίνεται στο πλαίσιο ονόματος στη γραμμή τύπων Για

Για τον τερματισμό του Excel, αρκεί να επιλεγεί η λειτουργία «Έξοδος» από το μενού «Αρχείο». Αν υπάρχουν ανοικτά βιβλία εργασίας τα οποία δεν έχουν αποθηκευθεί στον δίσκο ή τη δισκέτα τότε εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου με βάση το οποίο ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει ή όχι το αρχείο.

Διαχείριση Δεδομένων

Δημιουργία, Άνοιγμα και Αποθήκευση Αρχείων

Στο Excel, κάθε αρχείο είναι ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει αρκετά φύλλα εργασίας. Κάθε φορά που καλείται το Excel, στην οθόνη ανοίγει ένα νέο βιβλίο εργασίας το οποίο τη στιγμή της εκκίνησης είναι κενό. Αν ο χρήστης επιθυμεί να ανοίξει ένα υπάρχον αρχείο αρκεί να επιλέξει την εντολή «Άνοιγμα» από το μενού «Αρχείο». Εναλλακτικά, ο χρήστης μπορεί να πατήσει (κλικ) το εικονίδιο «Άνοιγμα» στη γραμμή εργαλείων. Τότε εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου μέσω του οποίου επιλέγεται το επιθυμητό αρχείο. Συγκεκριμένα, στο πλαίσιο «Διερεύνηση σε:» επιλέγεται ο φάκελος στον οποίο βρίσκεται το αρχείο και στο πλαίσιο «Όνομα Αρχείου» επιλέγεται το επιθυμητό αρχείο. Η διαδικασία ανοίγματος του αρχείου ολοκληρώνεται με κλικ στην επιλογή «Άνοιγμα» και το Excel φορτώνει το αρχείο στην οθόνη.

Για την αποθήκευση του αρχείου θα πρέπει να επιλέξει η εντολή «Αποθήκευση» από το μενού «Αρχείο» ή να πατήσει (κλικ) το εικονίδιο «Αποθήκευση» από τη γραμμή εργαλείων. Τότε το αρχείο αποθηκεύεται στο σημείο από το οποίο ανοίχθηκε. Η αποθήκευση του αρχείου με νέο όνομα και/ή σε νέα θέση στον δίσκο απαιτεί την επιλογή της εντολής «Αποθήκευση ως...» από το μενού «Αρχείο». Τότε εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου «Αποθήκευση ως...» μέσω του οποίου επιλέγεται το όνομα και η θέση που θέλουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο.

      Εισαγωγή και Διαγραφή Δεδομένων στα κελιά

Οτιδήποτε πληκτρολογείται, εισάγεται από το Excel στο ενεργό κελί. Γενικά στα κελιά ενός φύλλου εργασίας εισάγονται δύο είδη δεδομένων: 

α) σταθερές τιμές δηλ. τιμές μεταβαλλόμενες μόνο με την επέμβαση του χρήστη. Αυτές οι καταχωρήσεις μπορεί για παράδειγμα να είναι κείμενο, αριθμοί, ημερομηνίες, ώρες. 

β) σχέσεις (formulas) δηλ. ακολουθίες σταθερών τιμών, αναφορών σε κελιά, συναρτήσεων και τελεστών. Οι καταχωρήσεις αυτές ξεκινούν πάντα με το σύμβολο της ισότητας(=).

Για να εισαχθούν δεδομένα σε κάποιο κελί αρκεί αυτό να γίνει ενεργό. Κατά την εισαγωγή δεδομένων σ ένα κελί, εμφανίζεται στο κελί το σημείο εισαγωγής (κέρσορας) το οποίο δηλώνει τη θέση μέσα στο κελί στην οποία θα εισαχθεί ο επόμενος χαρακτήρας. Η μετακίνηση του σημείου εισαγωγής γίνεται με τα πλήκτρα- Κατά την εισαγωγή δεδομένων σ? ένα κελί, εμφανίζεται στο κελί το σημείο εισαγωγής (κέρσορας) το οποίο δηλώνει τη BACKSPACE.

Για τη γρήγορη εισαγωγή διαδοχικών δεδομένων στα κελιά μιας περιοχής κελιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί το πλήκτρο TAB. Επιλέγοντας την περιοχή και πατώντας το TAB, ενεργό κελί γίνεται το δεξιό του τρέχοντος ή το πρώτο της επόμενης γραμμής.

Η τροποποίηση των δεδομένων σε κάποιο κελί πραγματοποιείται με διπλό κλικ πάνω σ' αυτό ή πατώντας το πλήκτρο F2.

Για να διαγραφούν τα δεδομένα ενός κελιού αρκεί να γίνει ενεργό και πατηθεί το πλήκτρο Delete. Εναλλακτικά, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η εντολή «Απαλοιφή» από το μενού «Επεξεργασία». Με τον ίδιο τρόπο διαγράφονται και τα δεδομένα περιοχών κελιών. Αφού ορισθεί η περιοχή των κελιών, ο χρήστης να πατήσει το πλήκτρο Delete.

Κάτι που πρέπει να σημειωθεί εδώ, είναι ο κανόνας κατά τον οποίο εκτός αν παρέμβει ο χρήστης- είναι Excel στοιχίζει αριστερά το κείμενο και δεξιά τις αριθμητικές τιμές στα κελιά.

Περιοχές και Αναφορές τους στο Excel

Προς επιτάχυνση ορισμένων διεργασιών π.χ. μορφοποιήσεις, αθροίσεις συνιστάται η επιλογή όχι μόνο ενός κελιού αλλά μιας ομάδας κελιών. Χρησιμοποιούνται λοιπόν περιοχές κελιών (ranges). Οι αναφορές σε περιοχές έχουν την μορφή επάνω αριστερά κελί: κάτω δεξιά κελί της περιοχής. Το σύμβολο «:» έχει την έννοια του έως. Για παράδειγμα η αναφορά B1:C3 δηλώνει την περιοχή που αποτελείται από τα κελιά B1,B2,B3,C1,C2,C3. Η επιλογή μιας περιοχής γίνεται σύροντας τον δείκτη του ποντικιού, όταν η μορφή του είναι λευκός σταυρός, από το επάνω αριστερά κελί έως το κάτω δεξιά κελί (ή και αντίστροφα). Τότε η περιοχή φωτίζεται ανάστροφα, πράγμα που σημαίνει ότι είναι επιλεγμένη. Ένας άλλος τρόπος επιλογής μιας περιοχής είναι ο εξής:

Επιλογή του πρώτου κελιού με κλικ

Τοποθέτηση του δείκτη του ποντικιού στο τελικό κελί. Ενώ το πλήκτρο SHIFT είναι πατημένο επιλέγεται το τελικό κελί.

Για την επιλογή ασυνεχών περιοχών επιλέγεται η πρώτη περιοχή κατά τα γνωστά και έχοντας πατημένο μόνιμα το Ctrl γίνεται η επιλογή της δεύτερης, τρίτης κ.λ.π περιοχής. Τέλος η επιλογή μιας ολόκληρης στήλης γίνεται κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της- στο Α για παράδειγμα για επιλογή της πρώτης στήλης- και αντίστοιχα η επιλογή μιας ολόκληρης γραμμής γίνεται κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της- στο 3 για παράδειγμα για επιλογή της τρίτης γραμμής.

Ονοματολογία  Περιοχών

Ο ορισμός περιοχών κελιών είναι μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα που προσφέρει το Excel γιατί έτσι ο χρήστης μπορεί να επεξεργάζεται τα δεδομένα με μαζικό τρόπο.

Επιπλέον, το Excel παρέχει τη δυνατότητα απόδοσης συμβολικών ονομάτων στις περιοχές. Η δυνατότητα αυτή βοηθά τον χρήστη να ονομάζει τις περιοχές με βάση τον ρόλο τους στο φύλλο εργασίας. Το όνομα μιας περιοχής δεν πρέπει να περιέχει κενά διαστήματα, κόμματα, ή τελείες. Η διαδικασία απόδοσης ονόματος σε περιοχή είναι η εξής:

Επιλέγεται η περιοχή κελιών.

Επιλέγεται η εντολή «Ονόματος» από το μενού «Εισαγωγή»

Λειτουργία Αυτόματης Συμπλήρωσης

Η λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης (AutoFill) βοηθά τον χρήστη να εισαγάγει πολύ γρήγορα δεδομένα τα οποία είναι ακολουθιακά: δεδομένα των οποίων η τιμή οποιουδήποτε στοιχείου (εκτός από το πρώτο) μπορεί να προσδιορισθεί από το προηγούμενό του. Μια τέτοια ακολουθία είναι η: Έτος 1997, Έτος 1998, Έτος 1999 ... 

Στην κάτω δεξιά γωνία του επιλογέα κελιού υπάρχει ένα τετραγωνίδιο. Το τετραγωνίδιο αυτό ονομάζεται λαβή συμπλήρωσης ή χειριστήριο πλήρωσης (fill handle). Με το χειριστήριο πλήρωσης δημιουργούνται σειρές όπως ακολουθίες ημερομηνιών, αριθμών και κειμένου και αριθμού μαζί όπως στο παράδειγμα που προαναφέρεται. Αφού γίνει η εισαγωγή του "Έτος 1997" στο κελί Β3, τοποθετείται ο δρομέας στο χειριστήριο πλήρωσης οπότε αυτός παίρνει το σχήμα λεπτού σταυρού. (Στην παραπάνω εικόνα φαίνεται με κόκκινο χρώμα). Με σύρσιμο του ποντικιού προς τα κάτω στα κελιά B4, B5, ... το νούμερο της καταχώρησης αυξάνει κατά ένα. Το ίδιο γίνεται με σύρσιμο προς τα δεξιά στα κελιά C3, D3,... ενώ το νούμερο της καταχώρησης μειώνεται κατά ένα αν το σύρσιμο γίνεται προς τα πάνω ή προς τα αριστερά. Μια άλλη ακολουθία είναι η 1,2,3,4,.... Σε αυτή την περίπτωση οι καταχωρήσεις είναι αριθμητικές και όχι μεικτές όπως παραπάνω. Αν ο χρήστης επιθυμεί να συμπληρώσει τα είκοσι πρώτα κελιά της στήλης Α με τους αριθμούς 1,2,...20 τότε αντί να τα εισάγει ένα-ένα μπορεί να κάνει τα εξής:

Εισαγωγή των αριθμών 1 και 2 στα κελιά Α1 και Α2.

Επιλογή της περιοχής Α1:Α2.  

Τοποθέτηση του δείκτη του ποντικιού στο χειριστήριο πλήρωσης της επιλογής.

Σύρσιμο του δείκτη του ποντικιού μέχρι το κελί Α20.

Μετά τη διαδικασία αυτή, η περιοχή συμπληρώνεται από το Excel με τους αριθμούς 1 μέχρι 20. Η διαφορά λοιπόν με τις αριθμητικές τιμές είναι ότι πρέπει για την δημιουργία σειράς να επιλεγούν δύο τουλάχιστον διαδοχικοί όροι της αριθμητικής σειράς. Με τη λειτουργία αυτή, ο χρήστης μπορεί να εισάγει αυτόματα διάφορες σειρές δεδομένων (όπως ημερομηνίες, έτη κ.λ.π.).

Τέλος, από το μενού Επεξεργασία, επιλογή συμπλήρωση, επιλογή σειρά συμπληρώνονται σε στήλες ή γραμμές σειρές όπως αυτές που προαναφέρθηκαν και πιο πολύπλοκές (π.χ. σειρές σε γεωμετρικές προόδους).

Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας λιστών οι οποίες ακολούθως θα εισάγονται στα κελιά με τη λειτουργία της αυτόματης συμπλήρωσης. Μια τέτοια λίστα θα μπορούσε να είναι η (Δευτέρα, Τρίτη, Τετάρτη, Πέμπτη, Παρασκευή, Σάββατο, Κυριακή). Η διαδικασία για τη δημιουργία αυτής της λίστας είναι η εξής:

Επιλογή «Επιλογές» από το μενού «Εργαλεία».

Επιλογή (με κλικ) της καρτέλας «Προσαρμ. Λίστας».

Τοποθέτηση του δείκτη του ποντικιού στην περιοχή «Εγγραφές λίστας».

Εισαγωγή από το πληκτρολόγιο των στοιχείων της λίστας (Δευτέρα,...)

Επιλογή του κουμπιού ΟΚ.

Για να συμπληρωθεί μια περιοχή κελιών με τα στοιχεία της λίστας που κατασκευάστηκε (μέρες της εβδομάδας) αρκεί να εισαχθεί ένα στοιχείο της λίστας και να ακολουθηθεί η διαδικασία αυτόματης συμπλήρωσης.  

Για την τροποποίηση των στοιχείων μιας λίστας η διαδικασία είναι η εξής:

Επιλογή «Επιλογές» από το μενού «Εργαλεία».

Επιλογή (με κλικ) της καρτέλας «Προσαρμ. Λίστας».

Επιλογή (με κλικ) της προς τροποποίηση λίστας από την περιοχή «Προσαρμ. Λίστας».

Τροποποίηση από το πληκτρολόγιο των στοιχείων της λίστας (Δευτέρα,...) στην περιοχή «Εγγραφές λίστας».

Επιλογή του κουμπιού ΟΚ.

BACK      HOME PAGE