Le formulaire PAR et les instructions, qui doivent être utilisés pour remplir cette exigence de déclaration des efforts fédéraux, sont inclus dans les présentes lignes directrices. Les fonctionnaires responsables “ne devraient pas signer de formulaires PAR pour les employés travaillant à des endroits hors site à moins que les activités des employés soient soigneusement documentées. La fréquence des rapports pour les personnes incluses, tous les professeurs, les assistants diplômés et les employés désignés comme professionnels, administratifs, qui sont classés comme exonérés en vertu de la Loi sur les normes du travail équitables, complétera un PAR pour chaque trimestre civil. L`information sur ce rapport sera pour toutes les activités gagnées du système de paie pour ce trimestre. Mineure signifiera que les ententes sponsorisées représentent moins de 5% du budget total du ministère. Le système de rapports de temps et d`assiduité de l`Université sera certifié sur le système de déclaration de temps et d`assiduité par un fonctionnaire responsable avec une connaissance de première main du travail effectué. Toutes les personnes qui ne remplissent pas les conditions précisées aux (1) et (2) ci-dessus sont exclues. On demandera à l`employé d`examiner la répartition des salaires en pourcentage dans les projets fédéraux, de faire les ajustements nécessaires, le cas échéant, puis de certifier le rapport. En conséquence, les responsables responsables sont susceptibles d`être tenus responsables de tout désallocation qui peut survenir si les connaissances de première main ne peuvent être démontrées.
Le PAR a une certification pré-imprimée. Office fédéral de la gestion et de la circulaire budgétaire A-21 «principes de coûts pour les établissements d`enseignement» établit les principes de détermination des coûts applicables aux subventions et aux contrats conclus avec les établissements d`enseignement. La circulaire A-21 contient des règles et des procédures pour la justification et la documentation des frais de paie directs et indirects (F&A) imputés aux subventions et aux contrats fédéraux. Si vous avez besoin d`aide ou d`informations supplémentaires, communiquez avec la comptabilité analytique et l`analyse au poste 1-3743. La circulaire prescrit également la documentation nécessaire des coûts, directs et indirects (installations et administration) (F&A), qui constituent des frais admissibles à l`égard des subventions et des contrats fédéraux. Aux fins du respect de la circulaire A-21 de l`OMB, le PAR devrait être complété par tous les employés exemptés qui facturent des efforts ou consacrent des efforts aux ententes commanditées et exemptent les employés des ministères associés aux subventions et aux contrats. Le rapport énumérez également la distribution de la masse salariale totale de l`employé en dollars et en pourcentages. Le formulaire par doit être signé par l`employé ou un fonctionnaire responsable avec une connaissance de première main de tout le travail effectué par l`employé. Chaque élément du rapport est discuté ci-dessous. Employés non exemptés, secrétaires, greffiers, dactylographes, etc. Les départements académiques qui ont des montants en dollars mineurs payés par les ententes parrainées seront exclus de l`enquête.
Il est fortement recommandé que l`employé signe son propre rapport PAR, réduisant ainsi tout problème d`audit futur. Le PAR doit être signé par l`employé, ou en son absence, un fonctionnaire responsable avec une connaissance de première main du travail effectué. Les vérificateurs fédéraux intervieweront probablement des «responsables responsables» pour déterminer s`ils ont «une connaissance de première main de tout le travail effectué. Le défaut d`étayer les accusations et de confirmer les efforts réels après le fait et/ou d`expliquer les écarts entraînera normalement les vérificateurs fédéraux à interdire les coûts déclarés sur les projets fédéraux.