Τι πρέπει να αποφεύγουμε...

 

Έφτασε η ώρα να δούμε τι πρέπει να αποφεύγουμε όταν στέλνουμε ένα email...

 

Διαβάστε όσα ακολουθούν και σκεφτείτε:Πόσα από αυτά τα γνωρίζατε ήδη; Πόσα από αυτά τα έχετε κάνει σε κάποιο μήνυμα;



 

Όχι στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ Τα κεφαλαία στο email δίνουν την αίσθηση της κραυγής. Δεν τα χρησιμοποιούμε ποτέ, εκτός αν θέλουμε να δώσουμε στους άλλους την αίσθηση ότι ΟΥΡΛΙΑΖΟΥΜΕ (τα κεφαλαία χρησιμοποιούνται κατά κόρον από τους αρχάριους, που νομίζουν πως έτσι θα τους προσέξουν περισσότερο, και φυσικά επιτυγχάνουν το αντίθετο αποτέλεσμα).


 

Σωστή παραγραφοποίηση Πολλές φορές τα email γράφονται με μεγάλη ταχύτητα και περιέχουν ορθογραφικά λάθη και ασυνταξίες. Αν και αυτό είναι κακό και μειώνει την αξία των μηνυμάτων σας, δεν θεωρείται από τους περισσότερους σαν κάτι το τραγικό. Ωστόσο υπάρχουν και όρια. Ποτέ μη γράφετε μεγάλες παραγράφους (πάνω από 3 - 5 γραμμές) και μην ξεχνάτε τα τις χωρίζετε πάντα με μια κενή γραμμή.

 

Μην προωθείτε προσωπικά email σε mailing lists. Πρέπει να σέβεστε πάντοτε το απόρρητο της αλληλογραφίας των άλλων. Αν κάποιος σας έστειλε ένα προσωπικό μήνυμα μην το κοινοποιείτε ποτέ σε τρίτους χωρίς την άδειά του.

 

 

Μην κάνετε reply ξαναστέλνοντας όλο το αρχικό μήνυμα Η απάντησή σας πρέπει να περιέχει μόνο τα μέρη που σχολιάζετε (ειδικά αν σας έστειλαν ένα κατεβατό 3 σελίδων και η απάντησή σας είναι: "συμφωνώ").

Μην κάνετε δοκιμές σε mailing lists Εκτός βέβαια αν είστε το list owner ή ο moderator. Αν θέλετε να δοκιμάσετε αν δουλεύει η λίστα στείλτε ένα θέμα για συζήτηση (αν δεν έχετε να συζητήσετε τίποτε καλύτερα να μην κάνετε και τίποτε). Αν το μήνυμα φτάσει τότε η λίστα δουλεύει κανονικά.

 

Αποφύγετε το χιούμορ Δεν μεταφέρεται καλά με το email και μπορεί να οδηγήσει σε παρανοήσεις.

Βεβαιωθείτε πως οι άλλοι καταλαβαίνουν αυτά που γράφετε Αποφύγετε τα smilies αν δεν είστε βέβαιοι πως οι παραλήπτες σας θα τα καταλάβουν. Το ίδιο ισχύει και για τις ιδιόμορφες εκφράσεις. Για παράδειγμα η λέξη lame (ανάπηρος) είναι αρκετά συνηθισμένη μεταξύ των hackers, αλλά πολύ «βαριά» για τους υπόλοιπους ανθρώπους.

Γράφετε σαν να σας ακούει όλος ο κόσμος Με άλλα λόγια, προσέχετε τι λέτε. Το mail σας μπορεί να προωθηθεί αλλού χωρίς την έγκρισή σας ή να αποθηκευτεί σε κάποιο archive και να είναι ορατό σε αναζητήσεις μέσω των εργαλείων αναζήτησης για χρόνια ολόκληρα. Μπορεί ακόμη να διαβαστεί από ανθρώπους εκτός του κύκλου σας (π.χ. από Σκωτσέζους που μπορεί να μην εκτιμήσουν καθόλου τα ανέκδοτά σας για την τσιγκουνιά τους).

Μην τσακώνεστε ποτέ μέσω e-mail Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μεγεθύνει και συχνά αλλοιώνει τη σημασία όσων λέτε. Ακόμη, τα λόγια σας μπορεί να μη διαγραφούν ποτέ στοιχειώνοντας για πάντα τη σχέση σας με ανθρώπους που έτυχε να τσακωθούν σήμερα μαζί σας αλλά θα μπορούσαν αύριο να γίνουν φίλοι και συνεργάτες σας. Γι' αυτό, αν θέλετε να τσακωθείτε προτιμήστε να το κάνετε αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου.

Μην χρησιμοποιείτε το email της δουλειάς για προσωπική χρήση Μπορεί εύκολα να θεωρηθούν τα μηνύματά σας ως επίσημη πολιτική της εταιρείας στην οποία εργάζεστε.

Αποφύγετε τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη Αντίθετα απ' ό,τι πιστεύει ο πολύς κόσμος, τίποτε δεν περνάει απαρατήρητο. Ένα κακογραμμένο κείμενο χάνει μεγάλο μέρος από την πειθώ του και γίνεται κουραστικό στην ανάγνωση.

Μην περιμένετε πως οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν το Internet είναι διαφορετικοί από τον υπόλοιπο κόσμο Οι βλάκες θα συνεχίσουν να είναι βλάκες και οι φανατικοί θα παραμείνουν φανατικοί. Προσπαθήστε να πάρετε τους αναποφάσιστους με το μέρος σας και αποδεχθείτε πως υπάρχουν άνθρωποι που ποτέ δεν θα παραδεχθούν πως έχετε δίκιο.

 

Μην αφήνετε μια συζήτηση να κρατάει για πάντα Μετά το τρίτο ή, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, το τέταρτο email σας για το ίδιο θέμα οι άλλοι θα σταματήσουν να σας διαβάζουν. Σεβαστείτε τα mailboxes τους και, κυρίως, τον χρόνο σας. Προτιμήστε να ασχοληθείτε με κάτι άλλο.

Χρησιμοποιήστε την κοινή λογική Κανένας κανόνας δεν είναι απόλυτος. Αν όμως βασίζεστε στην ευγένεια και στην ειλικρίνεια δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα.

 

 

« Προηγούμενο | Επόμενο »